Mina favoriter Mina favoriter (0)

Nina Mårdfelt

Elva tips för föreläsaravtalet

Av: Nina Mårdfelt  |  2014-11-17 15:53:15  |  Tips till bokare (41)

När du ska boka en talare är det viktigt att ni har en skriftlig bekräftelse eller kontrakt. Utformningen kan variera, men syftet är alltid att klargöra vad man kommit överens om. Här hittar du bra information om hur och varför ni ska informationen skriftligt och längre ned hittar du elva punkter som är bra att ta med i bekräftelsen.

En skriftlig bekräftelse gör att ni undviker onödiga missförstånd, samtidigt som du och talaren har all viktig information samlad på ett ställe. Ibland går det lång tid mellan bokning och genomförande och då är en bekräftelse guld värt att falla tillbaka på för att veta vad man kommit överrens om. Du kan kalla det för Bekräftelse, Kontrakt eller Avtal, innehållet och syftet är densamma.

Underlätta för talaren, och dig själv

Om bokningen sker via telefon, är det extra viktigt med en skriftlig sammanfattning av det man kommit överens om. Det är lätt att man missuppfattar en liten detalj, som sen visar sig vara mycket viktig.

Om bokningen sker via mail, kan det vara många mail med lite information i varje. Då är det bra att sammanfatta allt i ett slutgiltigt mail eller i en bekräftelse.

Det är ganska vanligt att talaren erbjuder sig att summera det ni kommit överrens om och sedan skicka över ett kontrakt. När talaren sammanfattar vad ni pratat om, får du som bokar samtidigt en bekräftelse på att talaren uppfattat era behov och önskemål på rätt sätt.

Avtal föreläsare

Mail eller snigelpost?

Hur utförlig bekräftelse man skriver kan variera. Man kan sammanfatta vad man kommit överrens om i ett mail, då är det bra att be om ett bekräftande mail i retur. Man kan även skriva ett traditionellt avtal som båda parter signerar och tar ett varsitt exemplar. Om man skickar det via post, sänder man lämpligen över två signerade exemplar och ber att få den ena underskriven och återsänd. Bifoga gärna ett frankerat kuvert med din adress, för att underlätta för den andre.

Hur mycket information ska med?

Generellt kan man säga att ju mer detaljer ni tar med i bekräftelsen, desto mer hjälp har ni när det är dags för evenemanget. Att exempelvis skriva vilka som är kontaktpersoner och ange deras telefonnummer kan vara guld värt när ni är på resande fot, på väg till evenemanget.

Avstämning en vecka innan

De flesta föreläsare har för vana att höra av sig till uppdragsgivaren ungefär en vecka innan uppdraget för en avstämning. Ibland kan det ske mindre förändringar i upplägget i sista stund. En professionell föreläsare tar även kontakt med anläggningen där evenemanget ska äga rum för att dubbelkolla att hen fått rätt uppgifter om lokalen och vilka tekniska hjälpmedel som finns på plats. Det har hänt att kunden säger att evenemanget äger rum på Grand Hotell, när det i själva verket är på Hotell Grand, på andra sidan staden…

Underskrift avtal

Elva punkter att ta med i talarbekräftelsen

Oavsett om man sköter kontakten via mail eller om man skickar en underskriven bekräftelse, är det bra om vissa punkter finns reglerade. 

1. Vilka parter bekräftelsen gäller

Det kan vara lämpligt att inleda bekräftelsen med att ange vilka parter som berörs, samt kort vad det gäller.

2. Evenemang

Specificera vad det är för typ av evenemang, är det en kundaktivitet, ett event för de anställda, en arbetsmarknadsdag, en julmiddag eller ett öppet föredrag. Precisera gärna vem som ska lyssna och ungefär hur många åhörare det blir.

3. Datum, tid och plats

Datum, tid och plats är viktigt att ta med. Ibland räcker det att ange en adress, om det är ett stort hus eller område kan man behöva ange ett specifikt hus eller en speciell sal. När man anger datum, är det bra att även ange år. Precisera om tiden är den totala tiden, eller om en eventuell frågestund ligger utanför.

4. Titel på föredraget

Ange en titel på uppdraget. Det kan även vara bra att skriva en kortare text som förklarar uppdragets omfattning och innehåll lite mer i detalj.

5. Lokal och utrustning

Ibland kan talaren ha speciella krav på lokal eller utrustning, ofta handlar det om att det ska finnas en projektor, mygga, blädderblock eller att stolarna ska vara placerade på något speciellt sätt.

Det är även bra att precisera hur lång tid som behövs för förberedelser i lokalen (30 minuter är vanligt för att hinna testa tekniken) samt om detta kan ske i direkt anslutning till föredraget eller om det bör ske i samband med en paus tidigare under dagen.

6. Kontaktpersoner

Ange en kontaktperson, med mobilnummer, från varje part. Om ni ska vara på en konferensanläggning är det bra att även ange numret dit. Är det en större anläggning, kanske det finns en tekniker som talaren kommer att ha kontakt med.

7. Arvode

Arvodet är viktigt att reglera. Arvodet anges alltid exklusive moms. Ange även om resekostnader och eventuella hotellkostnader är inkluderat i priset eller ej. Vanligt är att resekostnader och eventuellt boende läggs på, utöver det överenskomna priset.

8. Betalningsvillkor

Om inget annat bestäms, är det ofta 30 dagar som gäller. Många större företag har svårt att betala på kortare tid eftersom de interna ekonomiska rutinerna tar tid.

9. Faktureringsadress

Det underlättar arbetet att redan innan evenemanget klargöra var fakturan ska skickas samt om ett referensnummer eller kostnadsställe ska anges.

10.  Avbokning

Det innebär en trygghet för både kunden och talaren att reglera vad som händer vid en eventuell avbokning. Om talaren blir så sjuk att hen inte kan genomföra uppdraget, är det vanligt att kunden vill ha ett läkarintyg. Det är även vanligt att talaren eller förmedlaren hjälper uppdragsgivaren att hitta en lämplig ersättare.

Om kunden avbokar med kort varsel, brukar en procentandel av arvodet utfalla eftersom talaren låst upp ett datum i sin kalender och kanske tackat nej till andra betalda jobb. Vanligt är att 50% utfaller om avbokningen sker senare än 30 dagar före evenemanget och 75% utfaller om avbokningen sker senare än 7 dagar före evenemanget.

11.  Upphovsrätt

Upphovsrättslagen säger att en talare äger sitt kreativa innehåll, inklusive själva presentationen och åhörarkopior eller annat material som delas ut. Om du planerar att filma föreläsningen eller på annat sätt sprida någon del av presentationsmaterialet, bör kontraktet fastställa de villkor som gäller.

Dessutom kan det vara bra att fråga om talaren har tillstånd att använda bilder med mera som finns med i åhörarkopior och Power Points.


Lycka till med ert event!

 Om du har några frågor om avtal med föreläsaren eller vill ha föreslag på lämpliga talare så är vi bara ett telefonsamtal bort!


KATEGORIER: Tips till bokare (41)

ETIKETTER: boka föreläsare (3) , tips (2)


Dela |



Nina Mårdfelt

11 tips när du ska presentera föreläsaren

Av: Nina Mårdfelt  |  2014-10-09 17:46:40  |  Tips till bokare (41)

Alla vet hur viktigt det är att föreläsarens öppning är stark för att fånga publiken, men en genomtänkt presentation som framförs på ett bra sätt är avgörande för att upprätta talarens trovärdighet och för att föredraget ska ge ett gott resultat.

1. Svara på tre frågor

När du introducerar en talare, är ditt främsta mål att förbereda publiken och skapa positiva förväntningar för vad de ska få höra.

För att göra det måste du svara på tre frågor:

  • Vad är ämnet?
  • Varför är ämnet viktigt för målgruppen?
  • Varför är talaren kvalificerad att leverera denna kunskap?

Genom att svara på dessa frågor, motiverar du publiken att lyssna (ämnet är viktigt för dem) och du har stärkt talarens trovärdighet.

2. Var positiv och entusiastisk

Publiken härmar dig. Om du verkar ointresserad, kommer de att bli ointresserade. Om du däremot är positiv och entusiastisk, byggs deras förväntningar upp. Kom ihåg att dina gester och ansiktsuttryck är minst lika viktiga som röstläge och ordval för att förmedla entusiasmen.

3. Var kortfattad

Undvik långrandiga presentationer, 30-90 sekunder är lagom. Om det är en Keynote-speaker, kan två - tre minuter vara befogat. Din presentation ska bara vara så pass lång så att du uppfyller dina tre mål: [1] vad är ämnet, [2] varför spelar det någon roll, och [3] varför är talaren trovärdig?

Du ska inte sammanfatta hela föreläsningen eller rabbla upp talarens meritlista (ett vanligt misstag vid akademiska konferenser). Det kan räcka med någon enstaka detalj som är relevant i sammanhanget.

4. Bygg upp lagom förväntan

Presentationen ska bygga upp en förväntan, men undvik överdriven hype i stil med att ”Denna föreläsning löser alla dina problem” eller ”Det här är den bästa föreläsningen du någonsin hört”.

Däremot är det kanske rimligt att föreläsningen kan hjälpa publiken att förstå något komplext samband eller ge konkreta verktyg för att hantera någon situation.

presentera föreläsare

5. Undvik onödiga misstag

Var noga med att uttala talarens namn och föredragets titel på rätt sätt. Det finns föreläsare med utländsk bakgrund som föredrar att deras namn uttalas på ett försvenskat sätt, för andra är det viktigt att uttalet ligger nära deras eget språk. Fråga hur föreläsaren vill ha det.

Om du säger fel undermineras både din och talarens trovärdighet. Talare kommer troligen att rätta dig, vilket är ett uselt sätt att börja föreläsningen på. Om du behöver ange exakta fakta, se även till att det blir rätt.

6. Memorera eller minimera dina anteckningar

Försök att memorera presentationen. Du är mer närvarande och trovärdig om du pratar fritt och publiken kommer att lägga mer vikt på din rekommendation: att de ska lyssna på talaren.

Om du inte kan memorera hela introduktionen, använda så få anteckningar som möjligt. Se till att leverera de sista meningarna utan att titta i anteckningarna eftersom detta bygger upp förväntningarna för talaren.

7. Tala med talaren

Det är viktigt att du har tillräcklig kunskap om föreläsaren och området så att du kan ge en sanningsenlig bild av vad publiken kan förvänta sig.

Prata med föreläsaren, googla och fråga omgivningen. Försök att hitta en koppling till dagens tema eller tidigare föreläsare, det är din uppgift att hjälpa publiken att se den röda tråden i eventet.

Du vet att du har tillräckligt med information om talaren när du känner dig genuint upprymd över att få presentera personen. Det är svårt att entusiasmera publiken om du inte själv har höga förväntningar på föreläsaren, dessa förväntningar kommer ofta med kunskap.

Fråga föreläsaren om hon/han vill bli presenterad på något speciellt sätt. Någon talare föredrar en minimal presentation, någon annan vill att en speciell musik spelas. Försök att möta talarens önskemål, ofta finns det en tanke bakom önskemålet.

8. Ändra inte titeln på föredraget

Många talare lägger stor vikt vid föredragets titel. Det kan vara en fras som de vill att publiken ska komma ihåg, det kan spegla språket som används i presentationen, eller det kan vara en humoristisk lek med ord. Därför är det viktigt att du inte ändrar titeln utan att få ett godkännande av föreläsaren.

9. Ska jag använda humor?

Humor kan vara effektivt om du använder det på rätt sätt, men det är viktigt att komma ihåg att humor är väldigt individuellt och det är troligt att det finns folk i publiken som inte delar din humor.

I de flesta fall är det inte läge att berätta humoristiska anekdoter om talaren eller dra en rolig historia. Du som presenterar ska inte stjäla showen. Försök istället att vara positiv och rikta uppmärksamheten mot föreläsaren, det ger ett proffsigt intryck.

10. Undvik klyschor

Undvik klichéer i stil med ”Denna talare behöver ingen närmare presentation…” Talaren är kanske välkänd för publiken, men nog förtjänar även en kändis en presentation som förklarar varför just hon/han är här för att föreläsa för er.

11. Avsluta presentationen smidigt

Ett smart sätt att överlämna ordet till talaren är att fråga publiken om de är redo för nästa talare. Denna teknik engagerar publiken och bygger upp förväntningarna så att publiken spontant applåderar när talaren gör entré. Om publiken inte låter tillräckligt entusiastisk, fråga dem igen eller säg att du inte kan höra dem. Avsluta sedan med en uppmaning om att applådera och säg talarens namn:

”Mina damer och herrar, ge en varm applåd för Namn Efternamn!”

När du säger dina avslutande ord är det bra att höja rösten en smula och vända dig mot talaren för att välkomna personen. Stå kvar och låt talaren komma fram till dig. En handskakning innan du kliver av scenen är en viktig symbolisk gest som visar att du lämnar över till talaren.


KATEGORIER: Tips till bokare (41)


Dela |



Nina Mårdfelt

Sammarbeta med föreläsaren

Av: Nina Mårdfelt  |  2014-09-15 16:45:14  |  Tips till bokare (41)

En professionell föreläsare hjälper dig att göra mötet till en succé. För bästa möjliga resultat behöver talaren förstå ert behov, er organisation och era utmaningar.

Med en relativt liten insats kan du som bokar en extern talare skapa förutsättningar för att resultatet ska skjuta i höjden.

De flesta talare skräddarsyr föredraget, men tyvärr kan ingen läsa dina tankar. Berätta om syftet med evenemanget och föreläsningen. Om du har förklarat er situation och era önskemål till 50%, kan talaren max leverera 50%. Ju mer information du ger, desto bättre kan talaren matcha ert behov.

Berätta om er organisation

Skicka gärna en länk till företagets hemsida som berättar om företagets syfte, vision och värdegrund. Det ger föreläsaren en bra grundförståelse för ert företag. Som ett komplement kan du skicka ett internt nyhetsbrev eller annan information så att talaren får en förståelse för vad som är aktuellt i organisationen just nu, en talare sprider aldrig informationen vidare.

Berätta om åhörarna

Berätta om åhörarna, vad har de för arbetsuppgifter, ålder, könsfördelning och bakgrund. Vilka utmaningar har åhörarna som individer och vilka utmaningar har de som grupp? Vilken känsla vill du att åhörarna ska ha när talaren går av scenen? Har ni anlitat en professionell talare tidigare, berätta i så fall gärna vad ni tyckte var bra eller mindre bra med denna föreläsning.

Samarbeta med föreläsaren

Inspirationsföreläsning

Om syftet är att föredraget ska vara en ren inspiration eller en paus i ett fullspäckat schema, berätta varför ni behöver inspireras, vad ert fullspäckade schema kommer att handla om och vilken typ av humor som brukar gå hem.  Då kan föreläsaren lägga ribban och humorn på rätt nivå.

Kick off

En kick off kan se väldigt olika ut, gemensamt är dock att man vill ta ett steg framåt. Det kan handla om att gå igenom framtidsplaner, få en nystart eller öka lagkänslan i gruppen. När man anlitar en föreläsare till en kickoff är det extra viktigt att berätta om nuläget och den tänkta framtiden. Ge talaren en tydlig bild av syftet med dagen och föreläsningen.

Förstärka ett budskap

Det är vanligt att anlita en extern föreläsare för att förstärka eller föra fram ett budskap. Det kan handla om att påminna om någonting som alla egentligen redan vet, eller att tillföra helt nya kunskaper och insikter till gruppen. Här är det viktigt att du talar om vilken effekt du förväntar dig på lång eller kort sikt samt om föreläsaren ska väcka nya tankar, ge konkreta verktyg och kunskaper eller förstärka ett budskap.

flera talare som avlöser varandra

Informera gärna talaren i förväg om det finns andra interna eller externa talare på programmet, samt kortfattat vad de ska prata om. Detta ger talaren möjlighet att bygga vidare på de andras budskap utan att överlappa.

En talarförmedling hjälper dig att hitta rätt föreläsare

Om det känns svårt att hitta svaret på dessa frågor – ring mig så hjälper jag er! SverigesTalare.se är alltid 100% oberoende i förhållande till olika talare. Vi föreslår alltid den talare som är bäst för uppdraget, inte den vi har en nära relation till.

//Nina Mårdfelt


KATEGORIER: Tips till bokare (41)

ETIKETTER: boka föreläsare (3)


Dela |



Nina Mårdfelt

Fyra tips när du ska boka en föreläsare

Av: Nina Mårdfelt  |  2014-08-14 15:24:21  |  Tips till bokare (41)

I augusti bokas det många föreläsare, men att välja rätt talare kan vara svårt. Många gånger är föreläsaren höjdpunkten på dagen och en mycket viktig pusselbit för ett lyckat möte.

Någon planerar höstupptakten, andra förbereder vårens arrangemang. Oavsett om man är ute i sista minuten eller har god framförhållning blir resultatet bättre om man gör en liten analys av behovet. 

1. Fastställ målgruppens behov

Vad skulle du vilja att din publik får med sig för kunskaper eller insikter från föreläsningen? Är det någonting som behöver förändras, förbättras eller utvecklas? Vilka frågor eller problem vill du att de ska ta itu med? 

Alla människor är olika och alla grupper är olika. Din grupp är inte homogen och det kan kännas svårt att tillgodose allas behov. Utgå från det genomsnittliga behovet i din grupp så kommer du väldigt nära.

2. Identifiera vilken typ av talare som passar gruppen bäst

Vad är syftet med föreläsningen? Är det att förmedla ett viktigt budskap, en paus under en intensiv konferens eller för att fylla på med inspiration och energi hos medarbetarna?

Syftet med föreläsningen kan variera stort. Dessutom har varje grupp har en "personlighet". Genom att matcha rätt typ av föreläsare till din grupp kommer budskapet att nå fram bättre.

Fyra tips när du ska boka en föreläsare

3. Utvärdera dina alternativ

Det är normalt att prata med en eller flera föreläsare innan man bestämmer sig. Förklara ditt behov för talarna och fråga hur de kan hjälpa dig. Kan de din bransch? Skräddarsyr de för ditt behov?

Fråga gärna efter ett filmklipp från en föreläsning, det gör att du kan bilda dig en bättre uppfattning om föreläsaren passar för er grupp.

Om det är viktigt att föreläsaren skräddarsyr föredraget för er, är det värt att komma ihåg att ifall föreläsaren har svårt att hinna prata med dig initialt, betyder det förmodligen att han/hon även har svårt att hinna med att skräddarsy föreläsningen för er.

4. Sammarbeta med din föreläsare

En professionell föreläsare hjälper dig att göra mötet till en succé. För att göra ett bra jobb och för att skräddarsy presentationen behöver talaren förstå er organisation, verksamhetens behov och utmaningar. Mer om detta i ett blogginlägg i början av september!

Hjälp att hitta rätt föreläsare

Om du vill ha hjälp att hitta en lämplig föreläsare till ert arrangemang eller om du har några frågor kring att anlita en föreläsare, är du varmt välkommen att höra av dig!


KATEGORIER: Tips till bokare (41)

ETIKETTER: boka föreläsare (3) , tips (2)


Dela |



Nina Mårdfelt

Mellanchefen – en outnyttjad resurs

Av: Nina Mårdfelt  |  2013-03-19 10:03:42  |  Kommunikation (10) , Ledarskap (8) , Tips till bokare (41)

Många har blivit mellanchef med ambitionen att leda, det vill säga interagera med sina medarbetare. Alexander Holmberg menar att mellanchefen är en av företagets mest outnyttjade resurs.

Minska kommunikationstappet

En mellanchef ska vara sin överordnade till lags, samtidigt som hon ska göra sina medarbetare nöjda. Hon har ett stort ansvar för att ruljansen fungerar, vilket kräver kommunikation i alla riktningar.

En mellanchef ska fungera som översättare och göra saker begripliga för samtliga parter. Hon ska översätta idéer till handling.

Öka motivationen

Mellanchefen är alltså den som genomför större delen av de nära samtalen i organisationen. Har en mellanchef råd att brista i kommunikationen?

Genom att bli bättre på att kommunicera kan en mellanchef till exempel formulera om ett sparpaket till ett budskap som medarbetarna kan ta till sig och på så sätt skapa en mer positiv inställning till de nödvändiga neddragningarna.

Boka Alexander Holmberg

Hur många människor möter du i din vardag? Av alla du möter, hur många når du? Vad är värdet av att utveckla din kompetens i att förbereda, genomföra och följa upp samtal?

Det är dags att lyfta mellanchefens betydelse. Alexander Holmberg visar hur mellanchefen kan göra för att minska kommunikationstappet och öka motivationen i en organisation, vilket är en förutsättning för företagets utveckling.


KATEGORIER: Kommunikation (10) , Ledarskap (8) , Tips till bokare (41)

ETIKETTER: alexander holmberg (1) , föreläsare (5) , kommunikation (3)


Dela |



 
Välj sida: 1 2 3 4 5 Sista


Om Talarbloggen

I denna blogg finns branchrelevanta inlägg skrivna av branschexperter hos SverigesTalare.se.
På så sätt kan vi erbjuda aktuell och relevant information från många olika källor.

Kontaktinformation
Telefon: 0121-24900
E-mail: via formulär

Följ oss: RSS

Prenumerera på vårt nyhetsbrev


Sök i bloggen

Kategorier

Senaste inläggen

Senaste kommentarerna

Bloggarkiv

Etiketter
alexander holmberg(1) , analys(1) , andy offutt irwin(1) , annelie pompe(1) , anthony robbins(1) , aristoteles(2) , arnold h. glasgow(1) , arrangemang(1) , atlanten(1) , berg(1) , bidra(1) , björn ranelid melodifestivalen media(1) , blogg(1) , boka föreläsare(3) , booker t. washington(1) , carl lachmann(1) , carnegie(1) , christian wass(1) , churchill(1) , cicero(1) , citat(3) , claes-göran wetterholm(1) , dan millman(1) , david burns(1) , dokumentär(1) , donald trump(1) , ekonomi(1) , elisabeth wahlin(2) , energi(1) , energikarameller(1) , film(1) , finansiering(1) , framtid(3) , fredrik sträng(1) , fredrik svensson(1) , fredrik swahn(1) , föreläsare(5) , föreläsargåva(1) , företagsamhet(1) , försäljning(1) , förändring(2) , gabriella wejlid(1) , google(1) , henry ford(1) , hultsfred(1) , inspiration(1) , integritet(1) , intervjuer(1) , iphone(1) , jim rohn(1) , johan svelander(1) , john quincy adams(1) , journalist(1) , jörgen bodner(1) , kjell dahlin(1) , kommunikation(3) , konfucius(1) , kritik(1) , kropp(1) , kurs(1) , lasse gustavson(1) , lydia capolicchio(1) , lån(1) , malesherbes(1) , martina haag film media(1) , media(1) , medlem(1) , melodifestival(1) , mikael andersson(1) , mikhail baryshnikov(1) , moderator(1) , motivation(1) , niclas mårdfelt(2) , ny version(1) , nytt år(1) , ola skinnarmo(1) , ola wallström(1) , olja(1) , paul van der vliet(1) , personlig utveckling(1) , programledare(1) , putte svensson(1) , pär ström(1) , retorik(1) , rinser(1) , råvaror(1) , rörelse(1) , sarnoff(1) , segling(1) , seo(1) , skola(1) , smartphone(1) , stellan tengroth klimat företagande peakoil näringsliv miljö(1) , stream(1) , sven yrvind(1) , säljträning(1) , talare(2) , talarkurs(1) , tips(2) , titanic(1) , trend(2) , twain(1) , unicef(1) , utmärkelser(1) , varumärke(1) , video(1) , välgörenhet(1) , världsomsegling(1) , waldo emerson(1) , walt disney(1) , wayne dyer(1) , wikileaks(1) , winston churchill(1) , youtube(1) , zig ziglar(1) , äventyr(2)



 

© 2008-2014 SverigesTalare.se  |
  0121-24900  |
  Kontakt  |